Berbagi Pengalaman Meraih Mimpi untuk S2 di Jepang dengan Beasiswa Monbukagakusho (MEXT) U to U

Selamat pagi! Pada kesempatan kali ini, saya akan berbagi pengalaman meraih mimpi untuk diterima sebagai mahasiswa S2 di universitas Jepang. Saya tulis “meraih mimpi” karena saya memiliki mimpi untuk mengunjungi Jepang sejak saya kecil. Saya adalah penggemar berat anime dan manga dari Jepang. Sejak saya diundang untuk mengikuti program JENESYS saat kelas dua SMA pada tahun 2011, saya semakin ingin mengunjungi Jepang lagi. Ketika mendapat kesempatan untuk berkunjung ke Jepang untuk kedua dan ketiga kalinya saat S1, saya memutuskan untuk melanjutkan studi di sana. Lagipula, Jepang juga merupakan negara yang maju dalam bidang sains dan teknologi. Saat ini, saya tengah mengurus segala persiapan untuk S2 di Nagoya University! Saya masih merasa bahwa saya sedang bermimpi, tetapi ternyata semua ini nyata.

“Bermimpilah, karena Tuhan akan memeluk mimpi-mimpi itu” – Andrea Hirata

Tulisan ini akan menjadi tulisan yang panjang, tetapi semoga tidak membosankan dan bermanfaat. Jadi langsung saja ya!

Bagian 1: Niat yang kuat

Saya memiliki niat untuk studi lanjut S2 ke Jepang sejak masih S1. Tetapi, saya belum tahu alur untuk mendapatkan LoA dari universitas maupun untuk mendapatkan beasiswa. Saat itu, saya belum tahu kalau ada banyak beasiswa untuk studi lanjut. Saya hanya fokus untuk mempersiapkan pendaftaran seleksi beasiswa LPDP yang batas waktu pendaftarannya paling dekat dari tanggal kelulusan (deadline 21 September 2018). Jadi rencananya, mendapatkan beasiswa LPDP dahulu, setelah itu baru mendaftar universitas di Jepang yang ada dalam list LPDP. Ketika tahu unversitas di Jepang yang masuk dalam daftar LPDP reguler LN hanya The University of Tokyo dan alur seleksi berubah, saya kaget dan sempat pesimis, tetapi karena sudah niat, saya tetap berusaha mempersiapkan dan mendaftar seleksi beasiswa LPDP.

Memiliki niat yang kuat ketika memutuskan untuk studi lanjut ke luar negeri sangatlah penting. Bagi saya, keputusan untuk studi lanjut ke luar negeri adalah keputusan yang besar karena perlu mengorbankan waktu, tenaga, pikiran, dan bahkan finansial. Kita harus rajin mencari informasi, mengunjungi website universitas tujuan satu persatu dan cek jurusannya satu persatu, membaca tema riset tiap Laboratorium, membaca artikel publikasinya, menentukan beasiswa yg akan didapatkan, dan menyiapkan berkas baik untuk pendaftaran beasiswa maupun untuk pendaftaran seleksi masuk universitas. Belum kalau nantinya gagal mendapatkan salah satu beasiswa, niat yang kuat ini akan membuat kita tetap sabar dan bertahan untuk berjuang.

Bagian 2: Gagal Mendapatkan Beasiswa LPDP dan INPEX

Percobaan pertama saya untuk mendapatkan beasiswa adalah mengikuti seleksi beasiswa LPDP. Pengalaman mengikuti seleksi beasiswa LPDP saya tulis di sini untuk seleksi administrasi dan di sini untuk seleksi SBK. Pada akhirnya, saya gagal mendapatkan beasiswa LPDP.

Faktor gagal seleksi beasiswa LPDP pada tahap SBK versi saya adalah:

1. Nilai TPA saya rendah (180 out of 300).

2. Esai yang saya buat ketika tes On The Spot Essay Writing jelek sekali (saya tidak bisa fokus karena bunyi  “ctak ctak” peserta satu ruangan yang sedang mengetik, itu berisik sekali huhuhu).

Setelah gagal mendapatkan LPDP, saya langsung move on untuk mendaftar beasiswa INPEX. Batas waktu pendaftaran beasiswa INPEX adalah 10 November 2018 dan posisi saya gagal LPDP adalah 25 Oktober 2018. Saya banyak membaca blog kakak-kakak yang sudah lolos seleksi beasiswa INPEX, dan mengetahui bahwa beasiswa INPEX lebih memprioritaskan peserta yang sudah memiliki LoA. Walaupun pesimis karena belum punya LoA, saya tetap mengirim berkas pendaftaran untuk seleksi beasiswa INPEX ke Jakarta via pos.

Karena pesimis, saya memutuskan untuk mendapatkan universitasnya dahulu walaupun hasil seleksi beasiswa INPEX tahap satu belum diumumkan. Kali ini, saya betul-betul cek satu persatu laboratorium di sepuluh besar universitas di Jepang. Selain cek laboratorium, saya juga cek alur seleksi masuk universitasnya. Lalu, pilihan jatuh pada Professor Tsukasa Torimoto Laboratory, Nagoya University dengan jalur masuk Global 30 International Program Admission. Saya langsung menghubungi Professor Tsukasa Torimoto pada tanggal 6 Desember 2018 tanpa menunggu pengumuman tahap satu beasiswa INPEX. Saat e-mail dari INPEX saya terima pada bulan Januari dan saya dinyatakan tidak lolos, saya tidak kaget dan fokus untuk menghadapi Nagoya University admission process. 

Bagian 3: Penentuan Jurusan, Universitas, dan Menghubungi Professor

Ketika mendaftar BPI reguler LN LPDP 2018, saya menghubungi salah satu Professor di Jurusan Kimia Todai. Kebetulan ada satu Laboratorium dengan bidang riset yang sesuai. Saya menghubungi Prof tersebut via e-mail, tetapi sempat khawatir karena Professor tidak kunjung membalas e-mail. Jadi, saat saya mendapat pengumuman bahwa saya tidak lolos seleksi tahap 2 beasiswa LPDP, mungkin memang ada hikmahnya, karena Professor yang saya hubungi tidak merespon e-mail.

Setelah itu, saya menghubungi salah satu Professor di Tokyo Institute of Technology untuk keperluan pendaftaran beasiswa INPEX. Tetapi, Professor tersebut juga tidak membalas e-mail saya. Saya sempat galau beberapa hari gara-gara bingung mau kirim e-mail ke Professor lain atau menunggu respon dari Professor sebelumnya. Setelah galau beberapa hari, saya memutuskan untuk mengirim e-mail kepada Professor yang lain.

Sekali lagi dengan lebih teliti, saya cek satu persatu laboratorium jurusan kimia dan alur masuk beberapa universitas. Alur browsing yang saya terapkan adalah:

1. Kunjungi website universitas.

2. Cek jurusan kimia universitas tersebut (jurusan kimia di universitas Jepang ada yang masuk graduate school of science, graduate school of engineering, atau bahkan berdiri sendiri sebagai graduate school of chemistry/chemical technology/applied chemistry jadi harus betul-betul cek satu persatu).

3. Cek laboratorium yang ada di jurusan kimia.

4. Cek tema riset laboratorium.

5. Cek publikasi dan baca artikel publikasi tiap laboratorium.

6. Kalau ada yang cocok, cek jalur seleksi masuknya. Pastikan jurusan/laboratorium yang dipilih masuk dalam international program atau international admission dengan bahasa inggris sebagai bahasa pengantar kuliah, dan menerima international students.

7. Kalau sudah sesuai, siap-siap mengirim e-mail kepada calon Professor pembimbing, kalau masih belum ada yang sesuai keinginan/bidang ilmu, ulangi dari tahap satu ke universitas lain, repeat, hehehe.

Setelah browsing beberapa lama, saya memilih Professor Tsukasa Torimoto Laboratory, Nagoya University. Kenapa?

1. Bidang ilmunya sesuai.

2. Tema risetnya sesuai dengan research background dan keinginan. 

3. Nagoya University adalah salah satu universitas terbaik di Jepang terutama di bidang riset.

4. Laboratorium tersebut masuk dalam program internasionalnya Nagoya University Global 30 Program.

5. H-index Professor Torimoto adalah 51!!!! AAAAAA KEREN!

Saking takut dan groginya saya untuk mengirim e-mail kepada Professor Torimoto, saya sampai browsing tentang bagaimana cara menulis e-mail kepada calon Professor pembimbing dengan baik dan benar, dari penulisan subject hingga body e-mail. Karena untuk studi lanjut di Jepang, saya harus mendapatkan calon Professor pembimbing terlebih dahulu sebelum mengikuti seleksi masuk universitasnya. Nantinya ketika studi, saya akan tergabung dalam suatu grup riset atau laboratorium milik Professor tersebut.

Nah, tips menulis subject e-mail untuk menghubungi Professor adalah: Tulis secara lengkap nama Professor/Laboratoriumnya, Program yang akan diikuti, dan Tahun enrollmentnya. Untuk body e-mail, tiap orang punya style yang berbeda, tetapi pastikan isi e-mailnya padat, jelas, dan tidak bertele-tele. Isi e-mail versi saya adalah:

1. Perkenalan dan latar belakang bidang ilmu.

2. Sekilas tentang tema riset laboratorium tujuan, dan bilang kalau tertarik untuk studi di lab tsb. Bilang juga kalau sudah baca publikasinya, biar lebih meyakinkan kalau bener-bener udah tahu banget tentang lab tujuan.

3. Sertakan beasiswa yang sudah didapatkan atau yang sedang dalam proses seleksi.

4. Penutup, sekalian bilang kalau dalam e-mail tsb disertakan transkrip akademik dan CV. Saya lebih memilih untuk hanya menyertakan dua dokumen tersebut. Lagipula semua data saya sudah ada di CV. Dokumen lain nantinya disertakan jika diminta oleh Professor. Tetapi, kalau sudah punya research plan, mungkin lebih baik sertakan juga di e-mail awal.

Berikut contoh e-mail pertama yang saya tulis kepada Professor Torimoto:

Saya mengirim e-mail tersebut tanggal 6 Desember 2018 pukul 6 pagi (pukul 8 pagi waktu Jepang). Daaan e-mail saya langsung dibalas hari itu juga pukul 11! Senang campur anxious, saya membuka e-mail balasan tersebut. Inti isinya adalah beliau berterimakasih karena saya sudah tertarik untuk studi di labnya, memberitahu kalau admissionnya hanya Oktober 2019, dan meminta saya untuk mengirim research plan yang ditulis di kertas A4 dengan jumlah halaman maksimal 2 halaman.

Masalahnya adalah, saya belum membuat research plan sama sekali, hehehe jangan dicontoh.  Untuk teman-teman yang ingin mengirim e-mail kepada calon Professor, jangan lupa siapkan research plannya. Sebenarnya saya sudah mengunduh dan membaca  artikel publikasi laboratoriumnya, lagipula research plan bentuknya hanya seperti proposal yang berisi tema riset, judul, bakground, objective, materials and methods, rencana metode analisis, hipotesis, hasil yang diharapkan, dan daftar pustaka. Jadi setelah mendapat e-mail balasan, saya langsung membuat research plan dan saya kirim siang itu juga. Setelah itu, saya berdoa sambil menunggu e-mail balasan.

Dua hari kemudian, Prof. Torimoto membalas e-mail saya. Isi e-mailnya adalah bahwa research plan saya dibuat dengan baik dan beliau ingin menjadwalkan wawancara dengan saya via Skype pada tanggal 18 Desember 2018. Ini akan jadi wawancara Skype pertama saya!

Menjelang wawancara, saya sangat grogi dan belajar dengan hardcore. Satu hari Sebelum Hari-H, saya sudah mempersiapkan segalanya dari mulai kostum, koneksi internet, laptop dan skype, pengaturan cahaya, dan lain-lain. Pokoknya segalanya harus siap dan sempurna.

Saat hari-H, Professor meminta wawancara dilakukan pukul 13.00 WIB. Pada pukul setengah 1, saya sudah mengirimkan e-mail bahwa saya sudah siap untuk wawancara (orang Jepang biasanya siap 15 menit sebelum acara dimulai, ini gamau kalah, sudah siap setengah jam sebelumnya wkwk). Pada pukul 1 tepat, Professor menghubungi saya via skype. Anxious yet excited, setelah membaca doa, saya mulai diwawancarai oleh Prof. Torimoto.

Daaan ternyataa Professornya ramah sekali! Beberapa pertanyaan yang diajukan adalah:

1. Tell me about yourself

2. Kenapa milih jepang, Nagoya univ, dan Laboratorium beliau

3. Udah pernah ngelakuin riset apa aja

4. Beliau menyebutkan salah satu riset yang pernah saya lakukan, ditanya prosedur risetnya apa saja, peran salah satu bahan sebagai apa

5. Karakterisasi/analisis hasil riset yang pernah dilakukan apa saja

6. Banyak pertanyaan tentang bidang ilmu spesifik, baik bidang ilmu saya (Physical Chemistry, Chemical Thermodynamics) maupun bidang ilmu professor (Physical Chemistry, Materials Chemistry, Photochemistry, Quantum Dot Nanomaterials )

7. Banyak pertanyaan terkait research plan

8. Rencana setelah studi

9. Global 30 international program tidak menyediakan beasiswa, saya ditanya sudah punya beasiswa atau belum

10. Do you have any questions for me (ini unexpected banget, saya tidak mengira beliau akan bertanya bahwa saya punya pertanyaan untuk beliau atau tidak)

Itulah beberapa (banyak) pertanyaan yang ditanyakan saat wawancara. Terkait pertanyaan tentang beasiswa, saya menjawab bahwa saya akan mendaftar beasiswa setelah mendapat letter of acceptance dari Nagoya University. Wawancara saya belangsung selama sekitar 30 menit. Prof. Torimoto mengatakan bahwa beliau dengan senang hati menerima saya di Laboratoriumnya dengan catatan saya lulus admission. Beliau juga tidak akan ikut campur dalam proses admission, maksudnya tidak ada pemberian surat rekomendasi dari prof atau semacamnya. Saya harus mengikuti admission dari awal hingga akhir sendiri. Tetapi, Prof Torimoto bersedia merevisi research plan saya sebelum maju admission. Huhuhu Prof, engkau baik sekali, terimakasih. Can’t wait to see you at Nagoya University!

Bagian 4: Admission

Setelah wawancara dengan Prof. Torimoto via skype, saya fokus memperbaiki research plan yang direvisi beberapa kali oleh beliau. Saya juga mempersiapkan berkas lain seperti ijazah dan transkrip terlegalisir, surat rekomendasi, sertifikat TOEFL, scan paspor, CV, artikel publikasi, dan ringkasan skripsi.

Admission dibuka secara online pada tanggal 7 Januari 2019 dan ditutup pada tanggal 17 Januari 2019. Proses admission atau seleksi masuk Nagoya Univ terdiri dari dua tahap: tahap administrasi atau berkas, dan tahap wawancara. Untuk bisa ke tahap wawancara harus lulus tahap administrasi dahulu. Tepat tanggal 7 Januari, saya mulai mengisi formulir secara online berisi data diri, jurusan yang akan diambil, professor/laboratorium yang dipilih, riwayat pendidikan, dll lalu upload berkas-berkas yang diperlukan. Beberapa berkas tidak hanya diminta untuk diupload tetapi juga dikirim langsung via pos ke Nagoya University. Berkas-berkas yang diminta adalah:

1. Ijazah dalam bahasa inggris (scan ijazah asli dalam PDF untuk diupload, dan fotokopi terlegalisir untuk dikirim via pos).

2. Transkrip akademik dalam bahasa inggris (scan transkrip asli dalam PDF untuk diupload, dan fotokopi terlegalisir untuk dikirim via pos).

3. Sertifikat penguasaan bahasa inggris (TOEFL iBT minimal 80, IELTS minimal 6).

4. Sertifikat GRE (kalau punya).

5. Research plan (upload).

6. Ringkasan skripsi (upload).

7. Artikel publikasi ilmiah (upload).

8. Dokumen pendukung (saya upload CV karena semua data ada disitu).

9. Paspor (scan halaman identitas dalam bentuk PDF untuk diupload).
10. Dua surat rekomendasi (dikirim langsung via pos)

Setelah menyelesaikan proses pendaftaran, saya mendapat e-mail bahwa sertifikat TOEFL yang saya upload/kirim tidak bisa diterima. Pihak universitas meminta sertifikat TOEFL dikirim langsung dari ETS. Panitia pendaftaran memberikan final deadline penerimaan sertfikat TOEFL hingga 14 Februari 2019. Apabila hingga batas waktu sertifikat saya belum sampai ke Nagoya University, saya tidak bisa diikutkan dalam seleksi penerimaan gelombang satu (first round). Apabila sertifikat saya datang sebelum bulan Mei, saya masih bisa diikutkan dalam Gelombang kedua (rolling round). Tetapi, penentuan gelombang 2 dibuka atau tidak baru akan diumumkan oleh pihak universitas pada bulan April.

Saya panik.

Saya tidak tahu kalau pihak universitas meminta sertifikat langsung dikirim dari ETS dan saya tidak tahu caranya meminta ETS untuk mengirim duplikat setifikat ke Nagoya Univ. Selain itu, hampir tidak ada orang lain tahu proses yang saya alami secara detail. Dalam keadaan ini, saya hanya bisa berdoa, dan bertekad semuanya tidak boleh selesai hanya sampai disini.

Hingga siang itu, tanggal 17 Januari 2019, satu-satunya orang yang tahu persis alur proses yang saya jalani mengirim pesan lewat Line.

He said “udah baca web ETS dengan detail belum? ETS bisa ngirim sertifikat tambahan ke universitas. Tapi ada biaya tambahannya 20 USD“

Saya cuma bisa bilang, Alhamdulillah masih ada kesempatan…

Terimakasih banyak, tanpa bantuanmu, mungkin aku tidak bisa ikut first round admission. Besok tak beliin action figure kamen rider sama gundam deh di Jepang hehehe. 

Jadi setelah itu saya langsung pesan sertifikat tambahan dan minta dikirim ke Nagoya University dengan menyertakan kode universitas. Hal yang bisa saya lakukan setelah itu adalah berdoa semoga sertifikat TOEFL diterima pihak univ maksimal tanggal 14 Februari. Bagi saya itu hal yang tidak mungkin terjadi karena pengiriman dari ETS ke luar negeri setidaknya membutuhkan waktu 4 – 6 minggu. Tetapi, kalau Allah berkehendak, suatu hal pasti akan terjadi kan. Jadi yang perlu dilakukan adalah berdoa, pasrah, berprasangka baik, dan yakin Allah akan memberikan apapun yang terbaik untuk kita. Tsaaaaahhh.  

Daaaan pada tanggal 13 Februari, saya menerima e-mail dari pihak unversitas. Isinya adalah:

Dear Nurmanita Rismaningsih,

This is just a notification that we have finally received your TOEFL score report.

Thank you for your effort.

Best regards,

Student Affairs Division

School/Graduate School of Engineering,

Nagoya University

Furo-cho, Chikusa-ku, Nagoya 464-8603 Japan

Saya langsung nangis, speechless, dan cuma bisa bersyukur…

Setelah itu pihak universitas memberitahu bahwa saya lulus tahap pemberkasan dan jadwal wawancara saya adalah tanggal 11 Maret 2019 pukul 13.00 WIB via Skype. YOSH, Semangat!

Seperti saat akan wawancara via Skype sebelumnya, karena grogi, saya belajar dengan hardcore. Ketika waktu wawancara tiba, saya kira yg mewawancarai adalah pihak universitas dan panitia admission. Ternyata, yang mewawanarai saya adalah 4 professor yang tergabung dalam program internasionalnya Chemistry Graduate Program.

Awalnya saya takut kalau suasananya bakal menegangkan karena saya akan diwawancarai oleh 4 professor sekaligus. Tetapi, ternyata wawancaranya berjalan serius tetapi santai.

Beberapa pertanyaan wawancara:

1. Tell us about yourself

2. Kenapa pilih Jepang

3. Kenapa pilih Nagoya univ

4. Professor lain bertanya kenapa saya memilih lab Prof Torimoto, sudah baca publikasinya belum

5. Lab Prof Torimoto tentang apa

6. Banyak pertanyaan spesifik tentang tema riset lab tersebut

7. Sudah pernah pakai instrumen apa saja

8. Prinsip kerja SEM 

9. Prinsip kerja XRD

10. Gimana bedain amorph sama crystal dari hasil XRD

11. Jelaskan tentang second law of thermodynamics

12. Sudah pernah publikasi penelitian atau belum, dan tentang apa

13. Rencana setelah lulus

14. Prof Torimoto tahu kalau saya suka anime dan manga dari wawancara sebelumnya. Beliau bertanya kenapa saya suka anime dan manga 

Setelah bertanya mengenai hal yang scientific dan serius, Prof. Torimoto bertanya mengenai anime dan manga. Prof Masuda sampai mengatakan bahwa kalau saya di Jepang, saya bisa membaca manga secara update tanpa menunggu manga yang diterjemahkan ke bahasa Indonesia. Then he said “so we have to make sure you study hard here instead of doing anime and manga things!“ daan semuanya tertawa! Hahahaha. Oh wawancara kami berlangsung sekitar satu jam. Setelah wawancara selesai saya langsung mengirim e-mail kepada Prof. Torimoto untuk berterimakasih. Beliau langsung membalas e-mail saya dan mengatakan bahwa saya menjawab pertanyaan wawancara dengan baik. Fuuuuuuuuhh Alhamdulillah. 

Bagian 5: MEXT U to U

Setelah wawancara, saya hanya tinggal menunggu pengumuman. Pengumuman diterima atau tidak akan diberitahukan lewat e-mail pada tanggal 29 Maret 2019. Selama menunggu pengumuman, saya mulai menyaring beasiswa dari Jepang yang bisa saya apply. Ternyata ada banyak sekali beasiswa yang diberikan oleh Jepang kepada mahasiswa intenasional baik dari pemerintah pusat, pemerintah daerah, universitas, maupun perusahaan. Daftar beasiswa tersebut selalu update tiap tahunnya dan dapat diunduh di sini.

Daftar itu saya print lalu saya saring kira-kira beasiswa mana yang sesuai dengan kebutuhan saya.

Proses penyaringan ratusan beasiswa :'D

Saya menyaring ratusan beasiswa tersebut hingga puluhan lalu menjadi 12 beasiswa yang kira-kira bisa saya apply setelah mendapat LoA dr univ. Ini gambling sih, jadi kalau teman-teman sudah menentukan mau mendaftar beasiswa yang mana untuk lanjut studi, itu akan lebih baik.

Tepat pada hari Jumat, tanggal 29 Maret 2019, saya mendapat e-mail dari panitia admission. Saya deg degan banget sampe sempet ga berani buka e-mailnya. Ketika buka e-mail, ada beberapa surat yang dilampirkan. Isi email tidak mengatakan saya diterima atau tidak, jadi saya harus membuka surat hasil pengumuman yang terlampir.

Ketika surat pertama dibuka, tulisannya adalah…

ALHAMDULILLAH YA ALLAH saya diterima…

Surat kedua adalah pengumuman mengenai registrasi dan asrama.

Daaaannnn surat ketiga adalah….

KONFIRMASI UNTUK MENERIMA BEASISWA MEXT!!!!!!!

Saya langsung nangis, speechless, pokoknya saat itu cuma bisa nangis sambil mengucap “alhamdulillah“ berkali-kali. Sempet bingung beberapa menit, terus sadar kalau email itu harus segera dibalas. Jadi dalam keadaan nangis dan tangan gemeteran, saya balas email tersebut dan konfirmasi untuk bersedia (yaiyalah!) menerima beasiswa MEXT dan bersedia memenuhi segala persyaratan berkasnya. Setelah mengirim segala persyaratan untuk penerimaan beasiswa MEXT dan registrasi universitas via e-mail dan pos, saya hanya tinggal menunggu informasi selanjutnya mengenai visa pelajar dan persiapan untuk berangkat.

Fuuuhh itulah drama perjalanan saya untuk bisa diterima di Nagoya University. Mohon maaf apabila ada kesalahan penulisan dan tata bahasa yang masih kacau. Semoga tulisan ini bermanfaat terutama untuk teman-teman yang ingin melanjutkan studi ke Jepang. Untuk teman-teman yang sedang berjuang meraih mimpi dan cita-citanya, tetap semangat dan semoga berhasil!!

"Yakinlah, ada sesuatu yang menantimu setelah banyak kesabaran (yang kau jalani), yang akan membuatmu terpana hingga kau lupa betapa pedihnya rasa sakit." – Ali bin Abi Thalib

"No matter how hard or impossible it is, never lose sight of your goal" – Monkey D Luffy